Cara Keliru Investasi Teknologi

Satu atau dua dekade silam, vendor teknologi umumnya adalah penjual perangkat keras. Akibatnya pengguna produk teknologi memagari diri dengan kriteria yang akan melindungi investasi teknologi yang tengah dilakukan. Banyak kriteria yang kini sudah usang, misalnya;

1. Mengharuskan file server aplikasi menjadi milik perusahaan

Aplikasi atau perangkat lunak atau software kini tidak lagi harus berada dalam file server. Aplikasi kini bisa saja berada dalam cloud server yang bisa anda akses dari mana saja. Nah...bagaimana jika perusahaan membeli ratusan aplikasi ? Aplikasi marketing dan sales, aplikasi email, aplikasi HR, payroll, aplikasi engineering, aplikasi pembukuan dan lain lain.... Berapa file server yang harus disediakan ? Tahukah anda file server itu tidak berdiri sendiri. Dia butuh rumah alias Data Center. Rumah ini harus punya sistem pendingin, sistem listrik dengan cadangan atau UPS, sistem keamanan, sistem pemadam kebakaran, sistem jaringan komputer, data back up, operasional dan lain lain... Semua butuh biaya.

Jadi anda yakin tetap haruskan file server semua aplikasi berada dalam gedung kantor anda ?

2. Mengharuskan source code lengkap dipegang oleh perusahaan

Memang jika perusahaan memliki paten dan cara khusus untuk unggul dalam persaingan bisnis, seharusnya anda daftarkan kekayaan HAKI ini pada lembaga paten. Tetapi jika anda membuat aplikasi payroll atau penggajian karyawan misalnya. Apakah anda ingin patenkan juga ? Sekarang sudah banyak penyedia jasa payroll yang memberikan fasilitas pendataan karyawan, pencatatan aktifitas, pencatatan struktur organisasi dengan otoritas, wewenang dan tingkat kompensasi, serta fasilitas penghitungan gaji dan pajak karyawan. Anda tahu peraturan perpajakan dan kepagawaian sering berubah. Ketika ada perubahan maka source code aplikasi anda juga harus berubah. Anda yakin mau menyimpan source code ? 

Apalagi yang diperlukan :

• Buat kontrak layanan dengan penyedia jasa. 
• Pastikan perusahaan anda terus menikmati fasilitas aplikasi. 
• Pastikan data juga anda simpan. 
• Pastikan anda tahu menggunakan data ketika aplikasi tidak berfungsi. 
• Pastikan anda dapat melakukan uji / audit forensik atas transaksi aplikasi

3. Melakukan Investasi Besar didepan, berharap tidak perlu keluar biaya lagi

Cara cara jual putus macam vendor perangkat keras 2 dekade silam sudah tidak cocok lagi. Ternyata mereka juga selalu kembali dengan meminta biaya maintenance service. Ketika perangkat rusak bahkan tidak malu mereka meminta anda untuk membeli baru.

Jadi kalau biaya maintenance juga tinggi, buat apa investasi awal juga mahal ?

Apalagi sekarang sudah banyak penyedia jasa aplikasi yang memberikan tagihan bulanan atau tahunan. Ya... mirip tagihan listrik, air dan internet saja. Anda pakai bayar, tidak pakai tidak perlu bayar.

Transformasi Digital = Transformasi Mental

Banyak sudah penyedia jasa teknologi yang mulai menggeser teknologi komputer. Padahal teknologi komputer ini baru saja dibeli oleh perusahaan dengan biaya yang tidak sedikit. Bisa dibayangkan banyak perusahaan yang masih memakai sistem era 10 - 20 tahun silam tetapi baru saja melakukan investasi teknologi. Banyak yang keliru karena buta akan pilihan teknologi apa yang cocok. Cocok dari sisi anggaran, sisi kemudahan untuk dipakai dan membantu untuk merombak kinerja perusahaan.

Meskipun sudah abad 21, masih ada saja perusahaan yang tidak sepakat kalau efisiensi dan anti korupsi itu baik untuk perusahaan. Masih saja ada organisasi yang mementingkan proses dari pada hasil. Ada saja yang masih bangga dan mempertahankan proses persetujuan berlapis lapis, dari meja ke meja. Ada saja yang sangat memegang otoritas dari pada produktifitas. Ketika anda berada di organisasi macam ini, sebaiknya jangan lakukan investasi teknologi. Pasti boros !!!

Coba saja anda cermati, banyak organisasi dan perusahaan yang tidak mau tertinggal era digital tetapi tidak siap untuk melakukan transformasi mental. Aplikasi online yang mereka banggakan tidak akan berumur panjang....Begitu sering terjadi masalah, keluhan dan ujung ujungnya dilakukan penggantian. Memang merawat aset teknologi tidak murah tapi kalau terjadi penggantian... bukankah bakal butuh biaya lebih lagi ?

Beruntung bagi anda yang berada diluar dari tipe organisasi atau perusahaan itu. Paling tidak jika memilik pemimpin perusahaan yang ingin melakukan perubahan, bukan saja secara teknologi tapi juga mental para anggota organisasinya. Jadi jika perusahaan ingin lakukan ;

1. Efisiensi di semua dimensi.
2. Rekor Produktifitas yang jauh diatas pencapaian selama ini
3. Lonjakan omzet tiada tara
4. Tetapi tetap patuh mengikuti peraturan dari pemeritah dan industri.
5. Juga membuat karyawan tetap bersemangat berkarya dalam perusahaan

Maka anda sudah modal yang cukup untuk melakukan investasi teknologi. Kalau perlu... secara total melakukan transformasi digital. 

Kalau sudah begitu, apakah transformasi anda pasti berhasil ?

Dalam tulisan saya di Cara Keliru Investasi Teknologi akan ditemukan masih banyak aral melintang yang harus anda gempur untuk menjadi perusahaan yang sukses luar biasa. Banyak cara pandang pengambil keputusan yang masih berada pada 10 bahkan 20 tahun lalu. Dalam tulisan itu pula anda akan temukan cara terbaik untuk menjembatani resiko yang nyata ada dengan solusi sederhana. Semata mata agar investasi anda efektif.

3 Tips Rekrut Tim Hebat

Mencari pegawai bukan hal mudah. Apalagi jika anda harus merekrut tim hebat dalam waktu singkat. Memeriksa puluhan bahkan ratusan CV calon pegawai pasti akan sita waktu anda. Lalu bagaimana kiat untuk bisa Rekrut Tim Hebat ?

Berikut ada 3 hal penting dalam lakukan penerimaan pegawai ;

1. Bentuk tim untuk melakukan interview dan seleksi pegawai
   Untuk tempatkan 1 posisi perlu anda tampung puluhan sampai ratusan CV. Banyak yang relevan dan sedikit yang bisa lolos. Gunakan sistem komputer atau digital yang mampu menampung pengiriman CV, melakukan sortir lewat pertanyaan singkat tapi final (kalau tidak lolos, aplikasi langsung ditolak) dan membuat ringkasan CV
2. Bangun kriteria seleksi dan komunikasikan dengan tim
   Kita tidak pernah tahu respons calon pegawai yang masuk. Iklan lowongan pekerjaan memang sangat menentukan kualitas dan respons yang masuk. Siapkan kriteria agar iklan anda tidak sia sia
3. Buat jadwal interview yang efisien dan efektif
   Gunakan sistem / aplikasi digital untuk menyampaikan undangan interview, memastikan siapa yang menjadi pewawancara dan form penilaian interview. Penghitungan score dapat dilakukan otomatis dan menghemat waktu. Sehingga keputusan pemilihan calon pegawai yang tepat dapat cepat dilakukan

Berikut adalah salah satu aplikasi digital yang fokus membantu proses penerimaan pegawai

7 Tips Swalayan untuk Sistem HR

Masalah paling utama dalam implementasi sistem HR adalah migrasi data. Sistem HR memiliki database kepegawaian yang mestinya paling lengkap. Nah.. untuk menjadi lengkap tentu diperlukan upaya untuk mengumpulkan lebih banyak data dari beberapa sumber. Padahal kita tahu bahwa yang paling tahu perihal data karyawan adalah karyawan itu sendiri. Bukan pegawai HRD atau direktur HRD anda.

Aplikasi seperti Zoho People memberikan fasilitas untuk pegawai agar dapat melengkapi informasi kepegawaian dengan lebih baik. Fasilitas ini banyak orang sebut sebagai fasilitas swa layan atau self service. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan jika anda ingin terapkan sistem HR dengan swa layan :

1. Ajak pegawai anda berkompetisi untuk melengkapi data kepegawaian pada sistem HR baru anda. Lomba bisa dibuat untuk departemen / divisi atau pun untuk individu. Siapa yang mengisi foto terbaik, data paling lengkap dan benar layak dapat hadiah.
2. Kompetisi belum selesai sampai disitu. HR Self Service juga dipakai untuk kebutuhan permohonan cuti, ijin perjalanan luar kota, atau pun training. Beberapa kriteria sukses dapat dipakai disini, seperti ;
• Apa masih ada form permohonan cuti yang dipakai
• Berapa banyak permohonan approval yang lama menggantung bahkan lewat dari tanggal yang diminta
• Penggunaan mobile apps untuk mengajukan permohonan
• Penggunaan mobile apps untuk melakukan approval
3. Hasil survey dan training bisa dimuat dalam portal pegawai. Skill set dan talent dapat juga dimuat dalam profile pegawai. Materi ini penting untuk penyelia dalam menentukan training, penempatan ataupun penugasan. Setiap pencapaian perlu dicatat sehingga kita akan tahu apakah training itu efektif untuk pegawai. Selanjutnya kita juga akan tahu apakah pegawai memang All-Out untuk lebih maju dengan training atau pelatihan.
4. HR Self Service juga bisa dipakai untuk menampilkan berita, ide atau wacana. Tim HRD bisa memanfaatkan ini untuk mendapatkan poll survey atau respons pegawai atas rencana kebijakan perusahaan baru.
5. Komunikasi korporasi bisa diberikan lebih luas karena dapat dibaca oleh seluruh pegawai bahkan pada HP masing masing. Gunakan survey setiap saat sehingga pegawai lebih interaktif dan peduli terhadap perusahaan.
6. Pengumuman yang sudah lewat bisa saja masih anda cari. Padahal ada informasi penting disana. Pernahkah anda habiskan waktu sekedar mencari2 pengumuman itu di kotak email ?
   Fasilitas komunikasi swalayan sistem HR akan membantu anda.
7. Kadang membuat undangan rapat menjadi rumit karena anda tidak tahu persis nama lengkap peserta. Apalagi yang ingin anda undang adalah pejabat baru yang namanya sangat umum. Tentu sangat memalukan jika anda salah kirim undangan atau salah tulis nama. Fasilitas swalayan sistem HR sanggup memberikan direktori para pegawai dengan lebih baik.

Sebetulnya masih banyak lagi manfaat yang dapat dituangkan disini. Tapi jika ingin dapatkan konsultasi langsung perihal human capital application, bisa hubungi marketing@stt.co.id

Mengapa Approval Boss Lambat ?

• Waduuuuh,,, besok sudah mulai acara kok approval boss belum turun ya ?
• Padahal sudah beli tiket untuk flight nanti malam, kok cuti saya belum di approve sih
• Tinggal inisial saja kok lama si boss ya
• Form perjalanan dinas dah sampai mana ya... kapan bisa beli tiket nya nih

Banyak teman mengeluh punya atasan yang biasa last minute. Memang boss punya tumpukan kesibukan yang juga penting. Lalu solusi apa ya yang bisa membantu si boss ?

Semalam, waktu browsing browsing sama mbah Google saya ketemu ini. Aplikasi HC dari Zoho yang dilengkapi dengan mobile apps. Sudah bisa untuk iPhone maupun Android. Sepertinya Zoho punya kebiasaan kalau membuat applikasi selalu lengkap. Ada aplikasi web dan applikasi mobile. Aplikasi mobile ini ditujukan untuk pengguna yang jarang ditempat, punya aktifitas tinggi atau sering bepergian

Paper work memang menyebalkan buat anda yang tidak punya banyak waktu. Semakin tinggi posisi anda, semakin banyak waktu untuk meeting. Apa betul anda bawa paper work ke meja meeting ? 

Sudah saatnya anda melakukan transformasi digital untuk seluruh proses bisnis anda. Mulailah dengan proses HR anda. Permohonan cuti, perjalanan dinas, reimburse, bahkan kenaikan pangkat dapat dilakukan secara online... dan mobile. Ingat tim anda pasti resah kalau persetujuan anda belum turun padahal waktu acara sudah dekat. Sebagai atasan, tentu akan senang jika proses kerja tim lancar dan fun. Salah satu upaya adalah memberikan approval lebih cepat.

Aplikasi mobile dari Zoho ini juga dilengkapi dengan fasilitas untuk menyampaikan dan memonitor penyelesaian tugas. Ketika tim anda juga jarang ditempat dan sering bepergian, aplikasi ini sangat membantu untuk mengingatkan apa saja yang perlu diselesaikan tepat waktu. Ketika tugas sudah selesai, tim anda tidak perlu repot2 buat email atau kontak anda. Cukup klik status tugas dan anda akan tahu kalau tugas tersebut sudah diselesaikan.

7 Cara Komunikasi Terbaik Karyawan Produktif

Bicara soal ide untuk Human Capital tidak ada habisnya. 

Semalam jumpa petinggi HRD BUMN yang sedang cari ide untuk tingkatkan kualitas dan produkfitas anak anak binaannya, khususnya yang berada di anak anak perusahaan. Aneh juga perusahaan pelat merah, pegawai banyak tapi kok bisa mentok ide.

Memang kita sepaham dengan kang Richard Branson, pendiri Virgin Air, yang lebih mengutamakan kesejahteraan karyawan. Beberapa karyawan tidak happy, bisa menular ke karyawan lain yang asalnya happy happy saja. Ujung-ujungnya kinerja mereka bisa jatuh. Bahkan manajemen bisa di demo, hanya  gara gara hal sepele.

Semalam kita melihat sangat penting bagi perusahaan untuk dapat membuka saluran komunikasi yang baik dengan para karyawannya. Memang struktur organisasi memungkinkan karyawan bicara dengan atasan. Tetapi tidak semua atasan bisa menampung curhat semua anggota timnya. Apalagi kalau target belum tercapai. Fokusnya jadi beda. 

Sekarang jamannya digital. Semua serba online dan masyarakat sudah mulai bergeser untuk lebih terbuka. Mereka lebih tertarik akan kegiatan interaktif antar karyawan yang menggembirakan. Gak heran ibu ibu jaman now suka main games di HP kemana dia pergi. Gak mau kalah dengan anaknya. Begitu juga karyawan perusahaan, mereka kadang curi - curi waktu untuk main game atau facebook di kantor. Tidak produktif memang, tapi apa perusahaan punya alternatif cara pengusir kejenuhan dan kebosanan kerja ?

Salah satu aplikasi human capital dari ZOHO memakai gaya Facebook untuk atasan melakukan komunikasi dengan anggota timnya. Aplikasi ini juga bisa diakses lewat HP sehingga karyawan bisa tetap connect dimana saja. Pihak HRD dapat juga menjadi feeder berita seperti pernikahan pegawai, kelahiran, berita duka, kegiatan outing bahkan kebijakan perusahaan baru terkait operasional dan kepegawaian. 

Berikut cara cara komunikasi terbaik untuk karyawan produktif :

1. Ingatkan tim anda dengan goal jangka pendek dan menengah yang harus dicapai. Biasakan anda dan tim setiap hari melakukan update atau paling tidak melihat goal goal ini. Semakin sering anda cerna goal anda, semakin dekat goal anda raih. Pakai aplikasi atau portal yang membantu anda memantau goal anda dan tim
2. Komunikasikan pencapaian goal kepada tim. Berita gembira biar bagaimana pun akan mendorong semangat kerja. Hadirkan berita gembira setiap hari untuk tim anda.
3. Tampung feed back dan respons anggota tim. Bantu mereka yang butuh bimbingan ekstra. Kirim mereka yang perlu training atau pelatihan tambahan. Catat training apa saja yang sudah diikuti dan catat perubahan kinerja mereka setelah kembali dari pelatihan. Beritakan cerita sukses mereka ke lingkungan yang lebih luas.
4. Sukses itu punya tahapan. Seperti tahapan hidup, naik kelas adalah sukses. Jadi kalau ada karyawan lulus sekolah, menikah, punya anak atau bahkan anak karyawan lulus sekolah dan masuk jenjang yang lebih tinggi itu adalah berita sukses. Tampilkan foto atau video pada aplikasi.
5. Perbanyak berita sukses prestasi kerja pada aplikasi. Foto dan video kegiatan kantor pasti ada. Buat lomba posting terbaik. Sehingga tim anda terdorong untuk interaktif dan exist di aplikasi. 
6. Cari endorser. Ajak atasan anda sesekali posting cerita, melakukan review atas prestasi atau pencapaian kerja tim anda. Ini adalah cara sopan untuk mendapat bocoran atas appraisal anda. Jika feedback atasan kurang baik, sampaikan bahwa cara ini adalah cara anda untuk lakukan koreksi lebih awal. 
7. Endorser juga bisa dari teman sejawat. Jangan lupa, appraisal anda juga didapat dari laporan rekan sejawat anda. Atasan anda pasti akan mencari objektifitas dan bahan untuk disampaikan pada waktu appraisal.

Khusus untuk 360 degree review akan saya tampilkan dalam blog lain. Banyak cara kita dapat lakukan untuk peroleh response positif setelah appraisal. Jika ingin dapatkan konsultasi langsung perihal human capital application, bisa hubungi marketing@stt.co.id